Зміст:
Ділова переписка – це важливий інструмент комунікації у сучасному бізнесі. З метою ефективної взаємодії між колегами та партнерами необхідно дотримуватися певних правил, щоб листи були зрозумілими та професійними. Однак у багатьох людей виникають складнощі при написанні ділових листів. Часто це пов'язано з тим, що вони припускаються низки помилок, які лише погіршують якість комунікації.
Одна з найпоширеніших помилок у діловому листуванні – використання надто інформальної чи непрофесійної мови. При написанні ділового листа дуже важливо підтримувати формальний тон і уникати нецензурних виразів, скорочень та грубих жартів. Такі елементи лише створюють негативне враження та можуть вплинути на репутацію та професійний імідж.
Ще одна поширена помилка – відсутність ясності та конкретики у висловленні своїх думок. У діловому листі необхідно бути точним та чітким у висловленні своїх думок. Не слід користуватися невизначеними фразами та словами, які можуть ввести в оману одержувача. Хорошою практикою є використання специфічних термінів та додаткового контексту, щоб уточнити зміст та мету листа.
| № | Неприпустиме |
|---|---|
| 1 | Неформальне звернення |
| 2 | Грубість |
| 3 | Неакуратність |
| 4 | Орфографічні помилки |
| 5 | Уточнення особових справ |
| 6 | Скорочення та абревіатури |
| 7 | Некоректна інформація |
| 8 | Відсутність ввічливості |
| 9 | Зневажливе ставлення |
| 10 | Маленький шрифт |
Що не можна писати в діловому листуванні?
Тому ділове листування електронною поштою та в месенджерах не повинно містити таких слів, як «розмовник», «проблемка», «короче», «млинець» тощо. буд. Також варто уникати таких фраз, як «Доброго дня доби», «Касаемо» тощо. д.
Що має бути у діловому листі?
Класична структура електронного ділового листа:
- Коротка вступна частина (причини та мета листи)
- Виклад суті питання (основна думка звернення)
- Заключна частина (заклик до дії / узагальнюючий висновок)
Які ділові листи не потребують відповіді?
Листи, які не потребують відповіді: підтвердження, нагадування, попередження, повідомлення, заяви – ці листи констатують факт і не вимагають відповіді – вони мають функцію квитанції, ярлика).
Як відмовити у діловому листі?
У зразках та прикладах листів-відмов можна зустріти такі формулювання: «Дякую, що відгукнулися на нашу вакансію»; «Дякую за надану інформацію про умови співпраці»; «Дякую за пропозицію взяти участь у заході».
Про автора