Коректне найменування відсканованого документа: правила та вказівки

Відсканований документ – це електронна копія оригіналу, отримана за допомогою сканера. Стрімкий розвиток технологій дозволив зробити сканування документів простим та зручним процесом, доступним кожному користувачеві. Однак при збереженні відсканованого документа виникає питання про правильну назву файлу та його формат.

Коректна назва відсканованого документа допомагає не тільки впорядкувати інформацію на вашому комп'ютері, але й зробити процес пошуку та розпізнавання даних ефективнішим. Від назви файлу залежить, як швидко ви зможете знайти потрібний документ серед сотень або тисяч інших файлів. Крім цього, назва файлу може містити додаткову інформацію про його зміст, дату створення або інші важливі деталі.

При виборі назви файлу для відсканованого документа необхідно враховувати його зміст та призначення. Якщо це сканована копія паспорта, посвідчення особи або іншого документа, який має встановлене найменування, слід зберегти ім'я файлу таким же, як і в оригіналу. Якщо мова йде про сканування сторінок книги або іншого документа без явного найменування, рекомендується використовувати структуроване ім'я файлу, що містить інформацію про його зміст, наприклад, "Книга_Автор_Рік".

Тип документа	Назва	приклад
Паспорт	Сканований паспорт
Водійське посвідчення	Відскановане посвідчення водія
Свідоцтво про народження	Скановане свідоцтво про народження
Диплом	Відсканований диплом

Що таке сканований документ?

Скан-копії документів – це електронні зразки, які одержують шляхом сканування. За допомогою сканування вдається зробити якісну електронну копію у графічному форматі. Для електронних документів не потрібні стелажі та сховища. Вони зберігаються на спеціальних носіях.

Чим сканер відрізняється від копії?

Як було сказано раніше, сканування дозволяє перевести оригінал в електронний вигляд, а копіювання створює копії документів у паперовому варіанті. Крім того, можливості копіра обмежені в плані функціональності – з отриманими копіями можна здійснювати ті ж дії, що і вихідним варіантом.

Який вигляд має відсканований документ?

Усі документи мають бути чорно-білими. При відправленні заповнених синім або фіолетовим чорнилом бланків потрібно привести їх у монохромний вигляд – це робиться в програмі сканера. Усі написи, печатки, підписи мають бути добре помітні.

Як правильно сканувати документи?

Як відсканувати документ

1. Відкрийте програму Google Диск .
2. Натисніть значок "Додати" у нижньому правому куті екрана.
3. Виберіть "Сканувати" .
4. Зробіть фото документа. …
5. Створіть власну назву або виберіть одну із запропонованих. …
6. Щоб завершити сканування та зберегти документ, натисніть "Зберегти" .