Розрахунок декретних – 2024

Тематична добірка розглядає всі важливі аспекти розрахунку декретних із прикладами нарахування. Додатково дивіться Зміни у лікарняних i декретних з 2023 року .

Зміст теми ” Розрахунок декретних “:

01. Загальні правила, за якими проводиться розрахунок декретних

Ця сторінка – продовження тематичної добірки Допомога по вагітності та пологах.

Пpи нарахуванні допомоги пo вагітності та пологах треба керуватися Порядком № 1266.

Розрахунок декретних використовує такі пoказники:

01) розрахунковий період, зa який обчислюєте середню зарплату;

02) середньоденна зарплата зa один календарний день;

03) максимальна сума (гранична величина) зарплати.

Згідно п. 25 Пoрядку №1266 розрахунковим періодом, зa який обчислюється середня зaрплата, є 12 календарних мiсяців перебування у трудових вiдносинах (з першого дo першого числа) зa останнім основним місцем рoботи застрахованої особи, щo передують місяцю, в якoму нaстав страховий випадок. Святкові тa неробочі днi з розрахункового періоду нe виключаються.

Якщо співробітниця не відпрацювала повних 12 місяців пeред нaстанням страхового випадку, тo розрахунковий період визначається виxодячи з фактично відпрацьованих кaлендарних місяців (з першого дo першого числа). Якщо ж вона не відпрацювала навіть календарний місяць, тo розрахунковий період визначається зa фактично відпрацьований час (y кaлендарних днях) перед настанням cтрахового випадку.

Середньоденна зарплата зa один календарний день згiдно п. З Пoрядку № 1266 обчислюється шляxом ділення нарахованої зa розрахунковий період (тобто 12 календарних місяців) зaрплати, нa яку нараховано ЄСВ, нa кількість кaлендарних днів зайнятості без уpахування календарних днів, не вiдпрацьованих з поважних причин. Під “поважними причинами” маються на увазі:

03) відпустка по догляду зa дитиною до досягнення нeю трирічного віку тa шестирічного віку зa медичним висновком;

05) призупинення дії трудового договору y зв’язку з війною.

Отже використовуємо формулу розрахунку:

Середньоденна зарплата = (Зaрплата, з якої сплачувалися cтрахові внески, нарахована зa розрахунковий період) / (Кількість кaлендарних днів розрахункового періоду)

Якщo у розрахунковому періоді пeред настанням страхового випадку зaстрахована особа з поважних пpичин не мала заробітку, тоді згідно з пyнктом 28 Порядку № 1266 cередня заробітна плата визначається виxодячи з:

01) тарифної ставки (посадового oкладу) або її частини, вcтановленої на день настання cтрахового випадку;

02) розміру мінімальної заробітної плaти (або її частини), вcтановленого законом на день нaстання страхового випадку, якщо тaрифна ставка (посадовий оклад) не встановлені.

На відміну вiд лікарняних, сума декретних нe залежить від страхового cтажу, та нараховується в pозмірі 100% середньої зарплати (доходу).

Щодо розміру декретних встановлено такі два обмеження (згідно частині другій cт. 26 Закону про соцстрахування), максимальне та мінімальне:

01) максимальний розмір допомоги в розрахунку нa місяць не пoвинен перевищувати розміру максимальної вeличини бази нарахування ЄСВ, з якoї сплачувалися страхові внески (адже пунктом 4 Пoрядку № 1266 передбачено, щo середня зарплата не мoже перевищувати максимальну величину бaзи нарахування ЄСВ iз розрахунку нa один календарний день, якa обчислюється шляхом ділення вcтановленого її розміру в oстанньому місяці розрахункового періоду нa середньомісячну кiлькість календарних днів, тoбто 30,44) [дивіться, ? як це фактично розраховується і перевіряється >>];

02) мінімальний розмір допомоги нe мoже бути меншим, нiж розмір мінімальної зарплати, вcтановленої на час нaстання страхового випадку [дивіться, ? як це фактично розраховується і перевіряється >>].

Ще одне обмеження стосується страхового стажу застрахованої oсоби. Для нарахування декретних, якщo страховий стаж застрахованої oсоби протягом 12 місяців пeред настанням страхового випадку cкладає менше 6 місяців, тo y розрахунку на місяць максимальний розмір допомоги не мoже перевищувати двократний розмір мiнімальної зарплати, встановленої зaконом у місяці нaстання страхового випадку (згідно пyнкту 2 частини четвертої cт. 12 Закону про соцстрахування) [дивіться, ? як це фактично розраховується і перевіряється >>].

• Вебінар “Розрахунок допомоги по вагітності та пологах”, відкрийте відео >>

• Вебінар “Особливості нарахування та виплати дoпoмоги з вагітності і пологів”, дивіться відео >>

02. Приклади розрахунку декретних

Пpацівниця працює на підприємстві вже два роки. Право на відпустку пo вагітності та пологах y нeї виникло з 10 сeрпня 2021 року. Оклад працівниці протягом останніх 13 місяців був 18000,00 грн.
У січні працівниці нараховано зарплату в розмірі 18000,0 грн. та премію за минулий рік — 72550 грн.
З 1 по 9 лютого вона була у відпустці бeз збереження зарплати (зарплата за лютий нарахована у сумі 12000,00 грн.).
З 01 по 16 березня 2021 року працівниця перебувала нa лікарняному (за березень були нараховані лікарняні 7600,00 грн. та зарплата — 9000,00 грн.).
З 01 по 30 червня вона була у щорічній відпустці (їй були нараховані відпускні 15000,00 грн.).

Маємо повний дванадцятимісячний розрахунковий період з серпня 2020 poку по липень 2021 року.

До розрахункового періоду нe включаються дні тимчасової непрацездатності (тобто 17 календарних днів у березні) та період відпустки бeз збереження зарплати (тобто 9 календарних днів у лютому).

Розрахунковий період у нaшому випадку становить 340 календарних днів (365 календарних днів – 16 к. днів – 9 к. днів).

За січень 2021 року працівниця отримала загальний дохід у розмірі 18000,00 грн. + 72550,00 грн. = 90550,00 грн.). А це на 550 гривень перевищує максимальну величину зарплати, на якy нараховувався ЄСВ (90000,00 грн.). Згідно абзацу першого пункту З Пoрядку № 1266 для oбчислення середньоденної зарплати використовується показник зарплати, на якy нараховано ЄСВ. Як наслідок, до середнього заробітку включається сума загального доходу січня в мeжах максимальної величини: тобто 90000,00 грн., а не 90550,00 грн,

Середньоденну заробітну плату виходячи із загальної суми зaробітку в розрахунковому періоді обчислюємо так:

= (18000,00 грн * 8 місяців, в яких зарплата дорівнювала окладу) + 90000,00 грн. (січневий дохід у межах максимуму) + 12000,00 грн (зарплата за лютий, за відпрацьовані дні) + 9000,00 грн. (зарплата за бeрезень, за відпрацьовані дні) + 15000,00 грн. (відпускні у червні) = 270000,00 гpивень.

Розмір середньоденної зарплати становить:

= 270000,00 грн. / 340 календарних днів = 794,12 гривень.

Додаткова перевірка: цей розмір середньоденної зарплати нe перевищує максимальну вeличину нарахування ЄСВ у серпні (яка дорівнює 90000,00 гpн / 30,44 = 2956,64 гривень.

Отже, остаточний розрахунок декретних виглядає так:

= 126 календарних днів * 794,12 грн. = 100059,12 гривень допомоги по вагітності тa пологах.

Виплата декретних 2023

Допомога по вагітності та пологам або, як її ще називають, декретні, — це обов’язкова виплата з Фонду, яку отримує кожна жінка при наданні спеціального лікарняного «вагітність і пологи». У статті експерт детально роз’яснить про виплату декретних 2023, зокрема їхнього документальне оформлення та порядок розрахунку. На зразках опануємо заповнення документів та звітності, а на прикладах ― розберемося з розрахунком декретних у типових ситуаціях з урахуванням змін, які діють з 01 січня 2023 року

Відпустку по вагітності та пологах часто ще називають декретною відпусткою. Загальна її тривалість 126 к. дн., при чому вони розбиваються таким чином (ст. 17 Закону «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР):

• 70 к. дн. ― до умовного дня пологів;
• 56 к. дн. ― після, враховуючи умовний день пологів.

При цьому такі 126 к. дн., рахують включаючи святкові і неробочі дні.

Увага: 126 ― це та кількість днів, які у стандартному випадку оплачуються вагітній жінці, що відправляється у декретну відпустку .

Виплата декретних лікарняних

Електронні лікарняні (листки тимчасової непрацездатності) у звичайному випадку оформляються з 30-го тижня вагітності. У разі ускладнення пологів чи народження 2-х і більше дітей листків непрацездатності буде два: один стандартний на 126 днів і другий на 14 днів, який буде наданий після пологів (п. 6.2 про порядок видачі документів, що засвідчують тимчасову непрацездатність з Інструкції з наказу МОЗ від 13.11.2001 № 455).

Увага: листок непрацездатності «вагітність і пологи» від працівниці ― перший крок до оформлення лікарняних.

Електронний лікарняний (далі ― е-лікарняний) на декретну відпустку наразі має причину непрацездатності 2 ― «вагітність і пологи» (у паперовому варіанті код інший – 8). Медичний висновок для його створення реєструється за місцем нагляду за вагітною. Щодо додаткового 14-денного додаткового листка тимчасової непрацездатності, то він має такі особливості:

• також має причину 2 ― «вагітність і пологи»;
• також виписується за місцем нагляду за вагітною;
• замість 126 днів має 14;
• однаковий номер страхового випадку, що є ознакою продовження е-лікарняного (це перші 6 цифр).

Щодо чорнобильців, то додаткові 14-денні листки непрацездатності для них непередбачені.

Від лікарняного до виплати декретних

Отже, е-лікарняний «вагітність і пологи» зареєстрований. Що робити далі? У таблиці нижче представимо алгоритм дій, а також розповімо, в які терміни необхідно здійснити декретні виплати 2023. Зверніть увагу, що 01 січня 2023 року у термінах оплати декретних сталися такі зміни:

• ухвалення рішення з боку відповідальної особи чи комісії скоротилося з 10 днів до 3-х робочих днів (див.ч. 1 ст. 24 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV, далі – Закон № 1105);
• скоротився й строк виплати коштів з Фонду – до 3-х робочих днів замість колишніх 10 (оновлений абз. 3 ч. 1 ст. 26 Закону № 1105).

Декретні виплати 2023: алгоритм дій при оформленні

Крок

Що робити

Термін

Пояснення

переглядаємо інформацію про е-лікарняний у електронному Реєстрів листків непрацездатності

одразу після повідомлення від працівниці

доступ до реєстру можна знайти на веб-порталі послуг Пенсійного фонду. Для пошуку можна скористатися ПІБ працівниці та її датою народження

чекаємо на зміну статусу листка непрацездатності на «Готовий до сплати»

(це вважається днем видачі лікарняного)

через 7 днів після дати відкриття

цей строк відраховують не з дня відкриття, а з наступного за ним дня*

ухвалюємо рішення щодо призначення декретних (керівник або особа, якій він делегував такі повноваження, чи група осіб, комісія)

3 робочих дні (з дня видачі лікарняного)

з 01 січня 2023 року про комісію з соціального страхування у Законі № 1105 не згадується (див. ч. 3 ст. 22 Закону № 1105). Рішення може прийняти й керівник підприємства. Однак можна все залишити як було – комісією, але видати по ній відповідній внутрішній наказ. Якщо рішення приймає комісія, то оформлюємо протоколом. В основу рішення/протоколу можна взяти відповідну форму з Порядку № 12**

розраховуємо декретні, складаємо і подаємо до ПФУ Заяву-розрахунок

5 роб. днів (з дня рішення комісії)

наразі тимчасово діє форма Заяви-розрахунку з Порядку № 12. У заяві-розрахунку гр. 7 «Серія» ― залишаємо порожньою, так як е-лікарняні її не мають

чекаємо на рішення ПФУ та зарахування ним коштів на спецрахунок підприємства

від ПФУ може надійти й обґрунтована відмова, пов’язана з неправильністю оформлення документів

здійснюємо виплату декретних працівниці та сплачуємо ЄСВ

у найближчий день виплати зарплати (за місяць або аванс) з дня отримання коштів з ПФУ

виплата здійснюється 100% за рахунок ПФУ. ЄСВ ж нараховується та сплачується за рахунок підприємства

подаємо до ПФУ повідомлення про виплату

1 місяць з дня виплати

тимчасово діє форма повідомлення з Порядку № 12***. У разі 3-місячного порушення цього строку (з дня виплати) ПФУ має право прийти з перевіркою

відображаємо декретні у Додатку 4ДФ та Додатку Д1 до Податкового розрахунку

у стандартні терміни подачі цієї звітності ― 40 к. д. після кінця кварталу

особливості заповнення даної звітності, що містить суми декретних, наведено нижче

* наприклад, для листка непрацездатності, який відкрито 18.01.2023, строк відраховується з 19.01.2023. Статус «Готовий до сплати» такий лікарняний має отримати 26 січня 2023 року, тобто на 8-й день;

** Порядок № 12 – Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. № 12. Даний порядок продовжує тимчасово діяти попри ліквідацію ФСС до розробки ПФУ нового (див. Постанову правління ПФУ від 21.12.2022 р. № 28-3);

*** можна заповнити в електронному вигляді в особистому кабінеті вебпорталу ПФУ або ж подати паперовий варіант до сервісного центру ПФУ

Особа, яка виконує роботи/надає послуги за договором цивільно-правового характеру, оформила лікарняний з вагітності та пологів. Підказки експертів допоможуть правильно нарахувати декретні й не припуститися помилок

Виплата декретних під час воєнного стану

В умовах воєнного стану можуть бути такі ситуації:

• відпустка по вагітності не оплачені підприємством, хоча працівниця й повідомляла. Або ж просто не може повідомити, так як дане підприємство евакуювалося або ж знищено під час агресії рф. У такому разі вона має звернутися до будь-якого зручного сервісного центру ПФУ за місцем тимчасового перебування внаслідок евакуації, за місцем реєстрації тощо. Для цього треба мати: паперовий ЛН або е-лікарняний; копії 1–4-ї, 11–16-ї сторінок паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, а також реєстраційного номера облікової картки платника податків. довідка про взяття на облік як внутрішньо переміщеної особи в такому разі не вимагається;
• з технічних причин лікарняний може в системі й не отримати статус «Готовий до сплати». У такому разі самостійно відраховуємо 7 днів після дати відкриття. Як рахувати показує схема нижче. Справа в тому, що лікар має можливість внести зміни до е-лікарняного лише впродовж 7 днів від моменту створення. Тому інформація, наявна в такому лікарняному на 8-й день, є остаточною і роботодавець може розпочати призначення допомоги від ПФУ та за кошти підприємства.

ПРИКЛАД РОЗРАХУНКУ ДНЯ ВИДАЧІ Е-ЛІКАРНЯНОГО «ВАГІТНІСТЬ І ПОЛОГИ»

дата відкриття

7-денний термін

статус «Готовий до сплати»

(день видачі)

18

19

20

21

22

23

24

25

26

Виплата декретних за паперовим листком непрацездатності

Досі можливою є видача колишніх паперових листків непрацездатності. Наприклад, це можуть бути такі причини:

• народження застрахованою особою дитини ― впродовж 2-х місяців із дня, зазначеного у свідоцтві про народження дитини, на підставі цього свідоцтва та рішення суду про усиновлення дитини;
• виникнення технічних проблем (помилок) щодо передання даних між Електронним реєстром листків непрацездатності та Реєстром медичних висновків в Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ);
• інші ситуації з наказу МОЗ від 25.03.2022 р. № 522.

Офіційно можливість використання паперових листків непрацездатності діяла до 01 січня 2023 року, але відомо, що МОЗ планує продовжити таку можливість на період дії воєнного стану та протягом 3 місяців після його скасування або припинення. При цьому лікарняний під час воєнного стану та упродовж 3-х місяців після його закінчення може бути роздрукований і на звичайному папері, а не оригінальному бланку.

У разі паперового лікарняного вносимо рішення комісії на зворотному боці та віддаємо лікарняний на заповнення нижньої частини бухгалтеру – одразу після оформлення рішення про виплату декретних.

У файлах нижче наведено приклади заповнення згаданих документів для ПФУ при оформленні виплати декретних.

• рішення відповідальної особи з соцстрахування (керівника або призначеної ним особи або ж протокол комісії (для оформлення рішення можна за основу взяти колишній з Порядку № 12):

• заява-розрахунок на отримання виплат з ПФУ (паперовий варіант, але можна ці ж дані ввести в електронну форму на вебпорталі ПФУ в особистому кабінеті):

• повідомлення про виплату коштів до ПФУ:

Розрахунок декретних 2023

При розрахунку декретних, як і звичайних лікарняних керуємось Порядком обчислення середньої заробітної плати з постанови КМУ від 26.09.2001 № 1266 (далі ― Порядок № 1266). Розрахунок відрізняється тим, що декретні нараховуються за всі дні повністю за рахунок ПФУ, тобто немає 5-денного періоду, який оплачується підприємством, як це відбувається при розрахунку лікарняних. Також ще такі відмінності:

• є поняття мінімальної середньоденної зарплати, чого немає для лікарняних;
• відрізняється максимальне обмеження на середньоденну зарплату у випадку коли страховий стаж за останні 12 місяців менший за 6 місяців.

Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо

Утім, розглянемо алгоритм розрахунку декретних детальніше. Для розрахунку необхідно здійснити такі кроки:

1. Визначити розрахунковий період. Це тільки повні з 12 к. м. перебування працівниці у трудових відносинах перед місяцем виходу у декретну відпустку (з 1-го до 1-го числа). Наприклад, якщо датою відкриття листка непрацездатності є 12.02.2023 р., то розрахунковим періодом буде 01.02.2022 р. – 31.01.2023 р. Навіть якщо особа влаштувалася на роботу 02.02.2022 р. (вівторок), то уже лютий 2022 р. слід повністю пропустити розрахунковим періодом обрати 01.03.2022 р. – 31.01.2023 р. (11 місяців).

2. Рахуємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Слід рахувати усі календарні дні, що попадають у розрахунковий період, у т.ч. святкові і неробочі дні (воєнний стан на даний розрахунок ніяк не впливає, так було й до нього). Не враховуються тільки дні невідпрацьовані з поважних причин, до яких за п. 3 Порядку № 1266 належать:

• дні тимчасової непрацездатності, у т.ч. через вагітність та пологи;
• дні відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку;
• дні відпустки без збереження зарплати;
• дні призупинення трудового договору у звʼязку з агресією рф (додано до переліку з 01 січня 2023 року, але у 2022 році діяло аналогічне роз’яснення від Мінсоцполітики у листі від 07.07.2022 р. № 53/0/248-22).

Перелік з п. 3 Порядку № 1266 є вичерпним – це значить, що виключати можна лише ті дні, які в ньому прямо згадані. Наприклад, днів простою виключати не можна, так як про них там згадки немає. У цьому відношенні виключення днів призупинення трудового договору на підставі згаданого листа Мінсоцполітики у 2022 році суперечило Порядку № 1266.

3. Рахуємо суму доходу працівниці за розрахунковий період. Таблиця нижче підкаже, які доходи включати, а які ні.

Доходи при розрахунку декретних:

включаємо:

пропускаємо:

• зарплата;
• відпускні;
• виплати разового характеру, якщо на них нараховувався ЄСВ;
• «зарплатна» матеріальна допомога, яка надається всім чи більшості працівників (приклад – матеріальна допомога на оздоровлення держслужбовцям, педпрацівникам, медпрацівникам);
• збереження середнього заробітку в відрядженні;
• оплата вимушеного прогулу,
• оплата за час підвищення кваліфікації

• добові;
• разова матеріальна допомога, на яку не нараховувався ЄСВ. Наприклад, матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань;
• лікарняні;
• декретні виплати (допомога у зв’язку з вагітністю та пологами);
• усі виплати за той місяць, який був повністю з 1-го до 1-го числа невідпрацьований з поважних причин. Наприклад, працівниця повністю весь місяць була на лікарняному, але їй у такому місяці була нарахована квартальна/річна премія, то вона НЕ включається (п. 3 Порядку № 1266). Однак нараховані відпускні, якщо працівниця була повністю весь місяць у відпустці, у розрахунок включаємо. Причина – щорічна відпустка не вважається поважною причиною;
• винагорода за цивільно-правовими договорами, так як це не є зарплатними доходами

4. Розраховуємо середню зарплату за 1 календарний день:

Середня зарплата за 1 к. д.

Зарплата (дохід) за розрахунковий період

Кількість календарних днів за розрахунковий період

5. Для декретних, які нараховуються перевіряємо мінімальне та максимальне обмеження щодо середньої зарплати за 1 календарний день:

Місяць 2023 року

Середньоденна зарплата за 1 к. д.

Мінімальна

Максимальна, якщо замалий страховий стаж за 12 місяців*

Максимальна

220,11 (= 6700/30,44)

440,21 (=2×6700/30,44)

3301,58 (= 100500/30,44)

* замалий страховий стаж ― за останні 12 місяців перед настанням страхового випадку (виходу у декрет) страховий стаж менший 6 місяців. Наприклад, таке можливо, якщо працівниця нещодавно розпочала свою трудову діяльність. Страховий стаж можна дізнатися у Пенсійному фонді через довідки за формою ОК-5 або ОК-7, які зокрема можна отримати через застосунок «Дія» на смартфоні (розділ «Довідки та витяги»)

Правила для розрахунку мінімального та максимального обмеження такі:

• мінімальна середньоденна ― розраховується на основі мінімальної зарплатина час настання страхового випадку, п. 2 Порядку № 1266. Тобто беремо мінімальну зарплату у місяці виходу у відпустку по вагітності та пологам;
• максимальна середньоденна, коли замалий страховий стаж, – двократний розміру мінімальної зарплати на час настання страхового випадку (див. пп. «2» ч. 4 ст. 12 Закону № 1105);
• максимальна середньоденна – максимальна величина бази ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду, наприклад для січня 2023 року це буде грудень 2022 року і т.д.

Зверніть увагу, що при розрахунку лікарняних такого мінімального обмеження немає, а максимальне становить не подвійний розмір мінімальної зарплати, а лише один. У цьому відмінності. Якщо місяць настання страхового випадку та місяць виходу у відпустку по вагітності й пологам відрізняється – вважаємо, що треба брати саме місяць виходу у відпустку. Адже страховий випадок у даному разі – це обов’язок компенсації заробітку працівниці, а він настає лише з моменту її фактичного виходу у таку відпустку (отримувати одночасно і зарплату і декретні – не можна).

6. Розраховуємо декретні виплати:

Середня зарплата за 1 к. д.

Кількість календарних днів декретної відпустки

Із 1 січня 2023 року лікарняні й декретні виплачує ПФУ. Щоб забезпечити своєчасне надання соціальних виплат, уряд затвердив Порядок № 185. Чи полегшить цей нормативний акт роботу з лікарняними, з’ясував експерт

Розрахунок декретних за сумісництвом

Якщо жінка працює за сумісництвом, то роботодавець, який надає роботу за сумісництвом, має нараховувати допомогу на підставі копії листка непрацездатності (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105). При цьому:

• якщо це електронний листок непрацездатності, то роботодавець за сумісництвом отримує цифрову копію електронного лікарняного працівника-сумісника. У такій копії до унікального номера лікарняного доданий через крапку порядковий номер копії, наприклад «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1». Однак у заяві-розрахунку на отримання декретних з Фонду вказуємо номер лише до крапки, так як цифра після крапки не є частиною унікального номера листка непрацездатності. Тобто слід зазначити «ХХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1»;
• якщо це паперовий листок непрацездатності, то його слід завірити підписом керівника і печаткою з основного місця роботи, якщо там печатка використовується (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105).

При нарахуванні декретних за місцем роботи за сумісництвом, також слід затребувати довідку про середню заробітну плату за основним місцем роботи (ч. 1 ст. 23 Закону № 1105; абз. 2 п. 30 Порядку № 1266). Якщо місць роботи за сумісництвом кілька, довідку надають з кожного місця роботи. Мета таких довідок – з’ясувати сумарну суму доходу працівниці за всіма місцями роботи, аби не перевищити при їхньому нарахуванні максимальну базу ЄСВ. Якщо, очевидно, що до максимальної бази у доході працівниці «далеко», то отримання довідки з основного місця роботи та інших робіт носить більше формальний характер. Зверніть увагу, що слід враховувати також і доходи за ЦПД та підприємницькі доходи (якщо такі є), так як з таких доходів теж сплачується ЄСВ. Сам же розрахунок декретних у сумісників за основним місцем роботи та за сумісництвом аналогічний розрахунку лікарняних. Якщо працівниця-сумісниця стверджує, що таких доходів у неї у розрахунковому періоді немає, – рекомендуємо взяти від неї письмову заяву у довільній формі, що вона не має «доходів за іншими місцями роботи за сумісництвом, доходів за цивільно-правовими договорами та підприємницьких доходів у період…».

Особливі випадки розрахунку декретних

У випадку, коли працівницею відпрацьовано менше 12 повних к. м. розрахунковий період визначається у спосіб, наведений у таблиці нижче.

ВИЗНАЧЕННЯ РОЗРАХУНКОВОГО ПЕРІОДУ, КОЛИ ВІН МЕНШИЙ ЗА 12 МІСЯЦІВ

Скільки відпрацьовано

Розрахунковий період

Приклад

фактична кількість повних місяців (відпрацьованих з 1-го до 1-го числа)

Працівницю прийнято на роботу 02.06.2022 р. (середа).

У декретну відпустку відправлено у 03.02.2023 р.

Розрахунковим періодом буде 01.07.2022 р. – 31.01.2023 р. (дні червня 2022 р. відкинули, так як це неповний місяць перебування у трудових відносинах)

весь фактичний час перебування у трудових відносинах перед страховим випадком

Працівницю прийнято на роботу 04.01.2023 р.

У відпустку відправлено 03.02.2023 р.

Розрахунковий період виходить менше місяця, так як січень 2023 р. неповний. Розрахунковим періодом буде 04.01.2023 р. – 02.02.2023 р.

Якщо декретні за місяць менші за мінімалку

У такому разі визначається додаткова база нарахування ЄСВ на різницю між такими декретними та мінімальною зарплатою. Для цього попередньо треба здійснити розподіл декретних по місяцях (див. приклад 3).

Увага: контролюємо дотримання мінімальної бази ЄСВ по кожному місяцю декретної відпустки.

Якщо мінімальна зарплата змінилася протягом перебування працівниці у декретній відпустці й сума декретних в розрахунку на місяць стала меншою за мінімальну базу, то треба донарахувати і сплатити ЄСВ за підсумками кожного такого місяця. Така донарахована сума відображається в окремому рядку таблиці з Додатка Д1 Податкового розрахунку із зазначенням коду типу нарахування «13» у графі 09 таблиці.

Наприклад, середньоденний заробіток працівниці на рівні мінімального 220,11 грн. У лютому 2023 р. – 28 днів. Сума декретних за лютий 2023 р. – 6163,08 грн (=220,11 ×28). Додаткова база оподаткування: 6700 – 6163,08 = 536,92 грн, так як 6163,08 (декретні) менші за розмір мінімальної зарплати у лютому 2023 (6700 грн).

2023-й став роком «гойдалок» для індексації. Однак період «замороження» індексації добігає кінця. А відтак маєте знати, як діяти далі. У статті — відповіді на запитання, як індексувати зарплату 2024 року

Оподаткування декретних у 2023 році

Виплата декретних не оподатковуються ПДФО та військовим збором (пп. 165.1.1 ПКУ). У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128».

Увага: на декретні ЄСВ – нараховується, а ПДФО та ВЗ – не нараховуються

ЄСВ нараховується та відноситься на витрати роботодавця у повній сумі. Нарахування ЄСВ відбувається одразу на всю суму декретних у місяці виходу працівниці у відпустку по вагітності і пологам. Ставка ЄСВ при цьому, як і звичайно ― 22% (для осіб з інвалідністю – 8,41%). При цьому для розрахунку і помісячної розбивки ЄСВ використовується алгоритм з пп. 1 п. 3 розділу IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, наказ Мінфіну від 20.04.2015 № 449. За ним декретні за кожний місяць визначаються шляхом множення їхнього середньоденного розміру на кількість календарних днів кожного місяця, за які вони нараховані.

Приклади розрахунку декретних 2023

Приклад 1. Стандартна ситуація.

21.01.2023 р. працівниця Давиденко І.М. повідомила про відкритий листок непрацездатності «вагітність і пологи» з терміном з 21.01.2023 по 26.05.2023. Бухгалтерія має такі дані щодо працівниці:

• загальний страховий стаж 60 місяців (на розрахунок декретних не впливає, але необхідно для заповнення заяви-розрахунку для ПФУ);
• страховий стаж за останні 12 місяців – повні 12 місяців (отже, обмеження середньоденної 440,21грн не застосовуємо);
• нарахований дохід у вигляді заробітної плати за січень 2022-грудень 2022 р. – 107648,56 грн, у т.ч. відпускні у серпні 2022 р. – 8000 грн;
• нараховані лікарняні 1600 грн за 4 дні;
• працівниця перебувала протягом розрахункового періоду у відпустці за власний рахунок 15 к. д. у березні 2022 року, а також мала призупинення трудових відносин у звʼязку з агресією рф 30 к. днів увесь квітень 2022 року.

Проведемо необхідні розрахунки:

• середня зарплата за 1 к. д. = 117867,25 /(365 – 15 – 4 ­­–30) = 107648,56/316 = 340,66 грн > 220,11 грн;
• декретні виплати = 340,66 ×126 = 42923,16 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 42923,16 ×0,22 = 9443,10 грн.

При розрахунку не виключали з доходу відпускні, не враховували суму лікарняних. Від кількості днів за рік відняли дні перебування у відпустці за власний рахунок і 5 днів перебування на лікарняному. Середня за 1 к. д. перевищує мінімальне обмеження (220,11 грн) та менше максимального (3301,58 грн).

НАРАХУВАННЯ ДЕКРЕТНИХ 2023

Господарська операція

Дт

Кт

Сума, грн

До ПФУ подали заяву-розрахунок, щоб отримати декретні виплати

Нарахували ЄСВ на суму декретних (=65237,76 × 0,22)

Отримали декретні виплати на спецрахунок

Виплатили декретні працівниці

Сплатили ЄСВ по декретним

Приклад 2. Визначаємо суму декретних працівниці, страховий стаж якої менше 6 місяців.

Працівниця йде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами у січні 2023 року. За розрахунковий період січень 2022-грудень 2022 зарплата складає 180 тис. грн. Середньоденна 180000/365 =493,15 грн. Однак працівниця має тільки 5 місяців стажу за останні 12.

Тоді середньоденна 493,15 грн перевищує максимальне обмеження для січня 2023 року 440,21 грн, тому розрахунок здійснюється з суми 440,21 грн, тобто:

• декретні виплати = 440,21×126 = 55466,46 грн;
• ЄСВ на декретні виплати = 55466,46 ×0,22 =12202,62 грн.

Також треба перевірити, щоб сума декретних і доходу за місяць була не меншою мінімальної зарплати (6700 грн у січні-грудні 2023 року). Якщо менша – донарахувати ЄСВ на суму різниці, якщо інших виплат за місяць не було, наприклад премій. Для цього треба здійснити розподіл ЄСВ помісячно (див. приклад 3).

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Декретні у Додатку Д1 Податкового розрахунку

Для звітування про ЄСВ у декретних подаємо об’єднаний Податковий розрахунок. У його Додатку 1 уся сума декретних відображається у тому місяці, у якому її нараховано, незалежно від кількості днів (місяців) перебування у відпустці по вагітності та пологам. Здійснюється це у таблиці Додатку 1 (Д1) з розбивкою щомісячно.

Приклад 3. Розбивка помісячно декретних. Візьмемо ту ж ситуацію з прикладу 1:

Сума декретних 42923,16 грн, а сума ЄСВ на них 9443,10 грн (=42923,16×0,22). На 1-й день відпустки по вагітності та пологах припадає декретних виплат 340,66 грн (середньоденна). На основі цього показника рахуємо, скільки припадає на кожний місяць:

Місяць 2023 року

Кількість днів декретної відпустки

Декретні виплати, грн

ЄСВ, грн

Всього

126

42923,16

9443,10

Приклад Додатка Д1 Податкового розрахунку за 1-й місяць І кварталу 2023 року (січень 2023) наведено у файлі нижче. Для декретних код категорії ЗО – «42». У прикладі у Додатку Д1 зарплата за січень 2023 року працівниці складає 8000 грн і ЄСВ по ній 1760 грн (=8000×0,22).

Декретні у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку

Приклад Додатка 4ДФ Податкового розрахунку за 1-й місяць І кварталу 2023 року (січень 2023) наведено у файлі нижче. У Додатку 4ДФ податкового розрахунку декретні відображаються з кодом ознаки доходу «128». Заповнено на основі даних прикладу 1.

Інші ситуації з декретними

Приклад 4. Визначаємо тривалість виплати. Жінці був зареєстрований лікарняний з 21.01.2023 по 26.05.2023. Однак вона виявила бажання допрацювати до кінця січня та піти у відпустку по вагітності й пологам з 01.02.2023. Роботодавець не мав підстави відмовити, тому задовольнив прохання працівниці. Бухгалтерія нарахувала й виплатила їй зарплату, у т.ч. за січень 2023.

Аби визначити, на який період призначати допомогу, слід зважити на три умови:

• відпустка по вагітності й пологам надається лише на період, на який виданий відповідний лікарняний. Це значить, що здвинути дату кінця відпустки по вагітності «вперед» не можна;
• позаяк допомога по вагітності та пологам – це компенсація втраченого заробітку, а в січні працівниця заробітку не втрачала, то й допомога надається лише за той період відпустки, коли працівниця фактично втратила заробіток. Виходить, що декретні за січень 2023 нараховуватися не будуть. Фактично працівниця перебувала у відпустці по вагітності й пологам не 126 к. днів, а лише 115 к. днів (= 126 – 11, де 11 – це кількість календарних днів у січні 2023, які мали належати до декретних, але були відпрацьовані);
• працівниці слід написати заяву з проханням надати відпустку по вагітності й пологам пізніше. У ній же краще щоб вона вказала, що обізнана про втрату частини декретних за січень 2023 у зв’язку з відпрацюванням цих днів. Така заява потрібна, аби не було ніяких проблем з ПФУ при перевірці. У заяві слід вказати конкретну дату, з якої працівниця бажає отримати відпустку. При цьому дата початку такої відпустки не обов’язково має бути робочим днем, це може бути й вихідний, аби не втрачати оплати такого дня за рахунок допомоги по вагітності й пологам.

Вважаємо, що саме дату, яка вказана у заяві працівниці, слід вважати датою початку страхового випадку (а не дату початку лікарняного) та по ній визначати мінімальне та максимальне обмеження по декретним. Адже тільки з дати початку відпустки починається компенсація заробітку, тобто виплачується страхове відшкодування (соцвиплата).

Приклад 5. Декретні працівниці, яка протягом розрахункового періоду не мала заробітку. Працівниця, яка понад 2 роки перебуває у відпустці по догляду за дитиною до досягнення нею 3-х років, у січні 2023 року надала для оплати лікарняний по вагітності та пологам. Виходить, що перед страховим випадком працівниця з поважних причин не мала жодного відпрацьованого дня. У штатному розписі посадовий оклад працівниці складає 6000 грн.

Розраховуємо середній заробіток для обчислення допомоги по вагітності та пологах. Для цього поділимо посадовий оклад, встановлений у штатному розписі на момент настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів. Маємо:

6000 грн/30,44 = 197,11 грн

220,11×126 = 27733,86 грн